Conflicterende belangen

Intrasurance B.V. verricht volmacht werkzaamheden ten behoeve van diverse aanbieders en verschillende bemiddelaars, die al dan niet aan Intrasurance B.V. gelieerd zijn. In verband met efficiency verrichten medewerkers van Intrasurance B.V. ook werkzaamheden voor aan Intrasurance B.V. gelieerde bemiddelingsbedrijven.

Doordat er door een medewerker zowel werkzaamheden voor de bemiddelaars als voor Intrasurance B.V. zelf, kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen de functie van gevolmachtigde en de functie van bemiddelaar. Om in geval van conflicterende situaties een zorgvuldige uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde of bemiddelaar te bewerkstelligen is het volgende beleid geformuleerd:

• De feitelijke leider van het volmacht bedrijf is eindverantwoordelijke voor het volmacht beleid;
• Binnen Intrasurance B.V. en de aan haar gelieerde bemiddelingsbedrijven zijn procedures voor het accepteren en muteren van verzekeringen en de behandeling van schade beschreven. Deze procedures voorzien in duidelijk processtappen en controlemomenten zodat de feitelijke werkzaamheden die namens verzekeraars worden gedaan uitsluitend worden geaccordeerd en/of uitgevoerd door medewerkers die voor de gevolmachtigde werken;
• Indien de processen onvoldoende duidelijkheid geven over hoe in bepaalde situaties gehandeld dient te worden, beslist de feitelijke leider van het bedrijf;
• Van de processen mag alleen worden afgeweken indien de feitelijk leider van het volmacht bedrijf hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven. Indien de afwijking buiten de bevoegdheden van de verleende volmacht valt, mag worden afgeweken na schriftelijke toestemming van zowel de feitelijk leider van het volmacht bedrijf en de volmachtgever;
• Wanneer het voorkomt dat er bij een schuldvraag tussen twee of meer cliënten een mogelijk conflict ontstaat wordt het desbetreffende dossier geheel of gedeeltelijk uit handen gegeven aan de betrokken volmachtgever.

In de volgende situaties kan sprake zijn van een conflicterende situatie:

• Onterechte acceptatie van een risico;
• Onterechte toestemming tot wijziging/royering van een verzekering;
• Onterecht prolongeren van verzekering;
• Onterecht informatie achterhouden.

Indien er een vermoeden van fraude is, met betrekking tot de acceptatie of mutatie van verzekeringen of schade behandeling, zal het incidentenprotocol, zoals beschreven in de procedures, aangehouden worden.